忘年会の幹事で司会になった時に準備しておく事は?上司への文例は?

もうすぐ年末になってきますが、年末というと忘年会という一年を締めくくるイベントがあります。

幹事になられた方は頭を抱えて悩むことでもあるでしょう。

そこで今回は幹事になってしまって、司会をしなければいけなくなった時、焦らないためにも事前準備が必要となります。

そこで今回はその事前準備について書いてみたいと思います。

忘年会の幹事で司会をする際にはまず忘年会自体の流れを理解しておくこと!

忘年会はお酒の席といえども、1年の総決算としてかなり大事なイベントとなってきます。

会社での会ですので上司の方などもいらっしゃると思います。

そこで、司会に求められることは「テンポよく進め、仕切りの悪さを露呈しない事」になってきますので、事前準備はかなり重要になってきます。


そのため、忘年会自体の流れをしっかり把握し、イメージしておくことが大事になります。

事前にタイムスケジュールを作成しておくといいと思います。


大体のタイムスケジュールの案を書いてみますので参考にしてみてください。

18時30分から21時までという案で書かせて頂きます。


18時30分 開始の挨拶(幹事)

18時35分 はじめの挨拶(一番位の高い方)

18時40分 乾杯の音頭(三番目に位の高い方)
   
-飲食・余興-

20時55分 締めの挨拶(二番目に位の高い方)

21時    お会計・店外へ (幹事が誘導)

- 閉幕 -


※位の同じ方が2人ないし3人いらっしゃる場合は年齢が上の方にお願いするといいです。


大体このような流れになると思います。

次からはそのスケジュールを元に準備しないと行けない事を書いてみたいと思います。




忘年会の司会の際に準備しておくことは?

上記のスケジュールの通りに行くと、挨拶が色々はいってきます。

まず、自分の挨拶、一番目上の方のはじめの挨拶、三番目に目上の方の乾杯の音頭、二番目に目上の方の締めの挨拶。

この挨拶は絶対に失敗出来ないところだと思います。


そこで、準備しておく事を箇条書きにしてみますので参考にしてみてください。

①自分の挨拶なので自己紹介です。

自己紹介は簡単でいいですので、部署、自分の名前、季節の事など何でもいいと思いますので、サッと紹介し進行するといいでしょう。


②目上の方の挨拶の紹介時にはお名前、役職など間違えないようにしましょう。

そのままなのですが、間違えるというのは失礼にあたりますので、慎重に紹介されるようにしてください。


③目上の方に挨拶をお願いする時は忘年会のだいぶ前にお願いしておくこと!

大事な事なのですが、当日いきなりお話し頂くのは無茶なので、事前に必ずお願いしておいて下さい。


これらは大事なことですので確実に行うようにしてください。

次ではその上司に挨拶をお願いする際のマナーについて文例を書いてみたいと思います。


忘年会で上司に挨拶をお願いする際の文例は?

忘年会を開催する前の段階になるのですが、これが出来る出来ないで印象が変わりますので、必ず実行してください。

本来は出向いてお願いするのが一番いいのですが、上司は大概多忙ですので、メールでもいいと思います。

内容としては、

①忘年会開催の件

②日程

③タイムスケジュール(あった方が心構えがし易いと思います。)

④挨拶のお願い


この4点を入れるといいと思います。


文例としては


◯◯ 様

いつもお世話になっております。

◯◯部の◯◯と申します。


毎年恒例となっております、忘年会なのですが今年も開催させて頂こうと思っております。

◯◯ 様 にもご参加して頂きたいと思っておりますので、

事前にご都合を確認させて頂きたく、連絡させて頂きました。


お忙しいところ申し訳ございませんが、

下記の実施予定日をご確認頂き、

ご参加頂ける日程をお教え頂いても宜しいでしょうか。


後、重ねてのお願いで恐縮でございますが、忘年会をより一層有意義なものにするため

◯◯様よりぜひ一言お言葉を頂戴できましたら幸いに存じます。


宜しくお願い致します。

「候補日」

◯日 □日 △日


「時刻予定表」

18時30分 開始の挨拶

18時35分 はじめの挨拶

18時40分 乾杯の音頭
   
-飲食・余興-

20時55分 締めの挨拶

21時    お会計・店外へ 

- 閉幕 -



このような形でまとめさせて頂きました。

日程に関して言えば、基本的に上司に合わせるスタイルを取ったほうがいいと思います。

そのため、日にちを選んで頂く形にしてあります。

参考にしてみてください。


まとめ

今回は幹事でも司会ということに対してスポットを当ててみました。

司会以外にも余興や会場など色々やることも多く幹事は大変だと思います。

しかし、これをやりきれれば見る目も変わってくると思いますので、しっかり準備して望んで下さい。


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